در چنین فضایی، انتخاب هر ابزار رویداد آنلاین به تصمیمی اجرایی و در عین حال راهبردی تبدیل میشود. ابزار نامناسب میتواند حتی بهترین ایدهها را به تجربهای پراکنده و خستهکننده تبدیل کند؛ همانطور که ابزار درست میتواند فاصله میان برگزارکننده و مخاطب را کاهش دهد و رویدادی منظم، قابل پیگیری و اثرگذار بسازد. برای صاحبان کسبوکار، مدیران منابع انسانی، برنامهریزان رویدادها و مدیران روابط عمومی، مسئله این است که چگونه میتوان در فضای آنلاین، همان حس اعتماد، نظم، مشارکت و اعتبار را بازسازی کرد.
اولین و مهمترین ابزار، پلتفرم اصلی برگزاری رویداد است. این همان بستری است که کاربران از طریق آن وارد برنامه میشوند، سخنرانان ارائه میدهند، پرسش و پاسخ شکل میگیرد و کلیت تجربه کاربر در آن رقم میخورد. پلتفرمهای منتخب باید از نظر کیفیت صدا و تصویر، پایداری اتصال، سهولت ورود کاربران و امکانات مدیریتی در سطح قابل قبول باشند. اگر ورود به رویداد دشوار باشد یا مخاطب با اختلالهای مکرر روبهرو شود، بخش زیادی از اعتبار برنامه از همان ابتدا از بین میرود.
در کنار پلتفرم، ابزار ثبتنام و مدیریت شرکتکنندگان هم نقش مهمی دارد. هر رویداد پیش از شروع، به مسیری روشن برای جذب مخاطب و ثبت اطلاعات او نیاز دارد. فرم ثبتنام باید ساده، شفاف و بدون پیچیدگی اضافی باشد. همچنین برگزارکننده باید بتواند اطلاعات ثبتنامکنندگان را دستهبندی کند، وضعیت حضور آنها را بسنجد و بعد از پایان رویداد نیز در صورت نیاز با آنها ارتباط داشته باشد. این موضوع برای کسبوکارهایی که از رویداد بهعنوان بخشی از فرایند بازاریابی یا ارتباط با مشتری استفاده میکنند، اهمیت دوچندان دارد.
ابزار بعدی، سیستم اطلاعرسانی و یادآوری است. تجربه نشان داده تعداد ثبتنامکنندگان همیشه با تعداد حاضران برابر نیست. فاصله بین زمان ثبتنام تا زمان برگزاری، اگر با پیامهای یادآوری درست مدیریت نشود، باعث افت نرخ حضور میشود. ارسال ایمیل، پیامک یا اعلانهای زمانبندیشده میتواند به شکل محسوسی حضور مخاطبان را افزایش دهد و از فراموشی زمان رویداد جلوگیری کند.
از سوی دیگر، رویداد آنلاین بدون ابزارهای تعاملی، خیلی زود به یک برنامه خستهکننده و یکطرفه تبدیل میشود. امکان پرسش و پاسخ، چت زنده، اشتراک فایل، نمایش اسلاید و حتی مدیریت زمان داده شده به سخنرانان، جزو قابلیتهایی هستند که باعث میشوند مخاطب درگیر محتوا بماند. در بسیاری از موارد، کیفیت تعامل حتی از کیفیت ارائه مهمتر است؛ چون مخاطب آنلاین تحمل کمتری برای شنیدن طولانی و بیوقفه دارد و اگر نتواند در فرایند مشارکت کند، احتمال خروج او بیشتر میشود.
در کنار همه اینها، ابزارهای تحلیل داده نیز اهمیت زیادی دارند. مزیت مهم رویداد آنلاین نسبت به سمینارهای حضوری این است که میتوان رفتار مخاطب را دقیقتر اندازهگیری کرد. برگزارکننده میتواند ببیند چند نفر وارد شدند، چه مدت در رویداد ماندند، در کدام بخشها مشارکت بیشتری داشتند و چه زمانی از برنامه خارج شدند. این اطلاعات برای بهبود رویدادهای بعدی بسیار ارزشمند است. اگر سازمانی بخواهد مسیر حرفهایتری در این حوزه طی کند، استفاده از راهنمای کامل برگزاری رویداد آنلاین میتواند به او کمک کند تا از مرحله برنامهریزی تا اجرا و ارزیابی، با نگاه منسجمتری پیش برود.
کاهش هزینههای برگزاری، یکی از مهمترین مزیتهای رویداد آنلاین در مقایسه با رویداد حضوری است. حذف یا کاهش هزینه سالن، رفتوآمد، پذیرایی، اقامت، تجهیزات فیزیکی و نیروی اجرایی باعث میشود سازمانها با منابع محدودتر، برنامههای باکیفیت برگزار کنند. با این حال، اگر مزیت رویداد آنلاین را تنها به اقتصاد اجرا محدود کنیم، بخش مهمی از واقعیت را نادیده گرفتهایم.
رویداد آنلاین مرز جغرافیا را کمرنگ میکند. مخاطبی که در شهر یا حتی کشور دیگری حضور دارد، میتواند بدون جابهجایی در برنامه شرکت کند. این ویژگی برای کسبوکارهایی که بازار گستردهتری دارند، برای مدیران منابع انسانی که با تیمهای پراکنده کار میکنند و برای روابط عمومیهایی که میخواهند پیام خود را به گروههای متنوعتری برسانند، اهمیت جدی دارد.
مزیت دیگر، انعطافپذیری در طراحی و اجرا است. رویداد حضوری معمولاً به برنامهریزی سنگینتری نیاز دارد و تغییر در آن دشوارتر است. در مقابل، رویداد آنلاین میتواند سریعتر طراحی، اجرا و حتی تکرار شود. برنامههای آموزشی، معرفی محصول، جلسه پرسش و پاسخ یا برنامه داخلی سازمان را میتوان با فاصله زمانی کوتاهتری آماده کرد و در صورت نیاز، نسخه ضبط شده آن را نیز در اختیار مخاطبان قرار داد.
با این حال، آنلاین بودن به معنای بینیازی از نظم نیست. اتفاقاً در رویدادهای آنلاین، خطاها سریعتر به چشم میآیند. مخاطبی که پشت صفحه نمایش نشسته، اگر با تاخیر، بینظمی، محتوای طولانی یا اشکال فنی مواجه شود، به سرعت از رویداد خارج میشود. به همین دلیل، آگاهی از 10 اشتباه رایج در برگزاری رویداد میتواند برای برگزارکنندگان ضروری باشد.
در نگاه اول ممکن است رویداد آنلاین بیشتر با وبینارهای آموزشی شناخته شود، اما کاربرد آن در فضای کسبوکار بسیار گستردهتر از این تصویر اولیه است. هرچه ساختار کسبوکارها پراکندهتر، تیمها چندمکانیتر و سرعت تصمیمگیری در سازمانها بیشتر شده، نیاز به بستری برای ارتباط سریع، منظم و قابل اندازهگیری نیز افزایش پیدا کرده است.
آموزش درونسازمانی از دیگر کاربردهای مهم رویدادهای آنلاین است. شرکتهایی که چند شعبه دارند یا بخشی از نیروهایشان بهصورت دورکار و پراکنده فعالیت میکنند، دیگر ناچار نیستند برای هر دوره آموزشی، کارکنان را در یک محل جمع کنند. آموزش آنلاین به آنها کمک میکند محتوای یکسانی را در اختیار همه تیمها قرار دهند، زمان رفتوآمد را حذف کنند و فرصت یادگیری را برای نیروهایی که از مرکز سازمان دورتر هستند نیز فراهم سازند.
کاربرد مهم دیگر، معرفی محصول یا خدمات است. در مدل سنتی، بسیاری از رونماییها، جلسات معرفی یا ارائههای تخصصی به جمع محدودی از حاضران در یک فضای فیزیکی محدود میشد. اما بستر آنلاین این امکان را ایجاد کرده که برندها با تعداد بیشتری از مشتریان، نمایندگان فروش، شرکای تجاری یا مخاطبان تخصصی ارتباط بگیرند. این مدل به برندها اجازه میدهد در مقیاسی گستردهتر ارائه داشته باشند، پرسشهای مخاطبان را پاسخ دهند و بازخورد دقیقتری جمعآوری کنند.
در حوزه منابع انسانی نیز رویدادهای آنلاین به تدریج جایگاه جدیتری پیدا کردهاند. مصاحبههای گروهی، جلسات آنبوردینگ، دورههای توسعه فردی، نشستهای داخلی و برنامههای انگیزشی، همگی میتوانند در این بستر برگزار شوند. برای مدیران منابع انسانی، این موضوع صرفاً یک راهحل جایگزین در شرایط اضطراری نیست؛ بلکه ابزاری برای حفظ ارتباط مستمر با کارکنان، بهویژه در سازمانهایی است که تیمهای دورکار، شعب متعدد یا نیروهای مستقر در شهرهای مختلف دارند.
یک سازمان میتواند بخشی از ارتباطات خود را حضوری و بخشی را آنلاین طراحی کند و بر اساس نوع مخاطب، هدف برنامه و امکانات موجود، بهترین ترکیب را انتخاب کند. اگر این مسیر با شناخت درست از نیازها و ابزارها همراه باشد، برگزاری رویداد آنلاین میتواند به یکی از موثرترین روشهای تعامل حرفهای در سازمان تبدیل شود.
رویداد آنلاین به بخشی از الگوی ارتباطی بسیاری از سازمانها تبدیل شده است. موفقیت در این حوزه به کیفیت زیرساخت، ابزارهای مورد استفاده، نحوه مدیریت مخاطب و میزان تعاملپذیری برنامه بستگی دارد. هرچه انتخاب ابزارها دقیقتر و متناسبتر باشد، تجربه مخاطب حرفهایتر و نتیجه نهایی قابل اتکاتر خواهد بود.