ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب + انتخاب بدون اشتباه

رویداد۲۴| انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری مناسب برای کسب‌و‌کار شما می‌تواند تاثیر بزرگی در دقت، سرعت و رشد کسب‌و‌کارتان داشته باشد. بهترین نرم‌افزار‌های حسابداری می‌توانند نیاز‌های مالی شرکت شما را تا حد بسیاری تامین کنند. اگر در جست‌و‌جوی نرم‌افزار‌های حسابداری با بهترین ویژگی ها هستید، تا انتها با ما همراه باشید تا با آن‌ آشنا شوید.

کاربری آسان و رابط کاربری جذاب

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار حسابداری خوب، رابط کاربری آسان و جذاب آن است. منظور از این رابط، طراحی و ساختار نرم‌افزار به گونه‌ای است که کاربران بتوانند با حداقل دانش حسابداری یا کار با نرم‌افزار بتوانند به سادگی ارتباط برقرار کنند و وظایف خود را به خوبی انجام دهند.

طراحی بصری واضح و منظم یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های کاربری آسان و رابط کاربری جذاب است. یک طراحی منظم با استفاده از فونت‌های مناسب، اندازه قلم استاندارد، کنتراست رنگی کافی، خواندن و درک اطلاعات مالی را برای شما بسیار ساده می‌سازد. همچنین با این طراحی کاربر می‌تواند داده‌های مورد‌نظر خود را به سادگی و سرعت بیابد و تفسیر کند.

یکی از آشنا‌ترین نرم‌افزار‌های حوزه حسابداری، نرم‌افزار حسابداری ابری آنلاین و تحت وب است که به دلیل فضای کاربری جذاب و بسیار ساده، تمام افراد با هر میزان دانش می‌توانند از آن بهره بگیرند.  

صفحه اصلی جامع

در یک نرم‌افزار حسابداری خوب، صفحه اصلی جامع یک نمای کلی و متمرکز از مهم‌ترین اطلاعات و عملکرد‌های کلیدی کسب‌و‌کار در یک نگاه ارائه می‌دهد. این صفحه به کاربر کمک می‌کند تا به سرعت از وضعیت مالی آگاه شوید و بتوانید به بخش‌های مختلف نرم‌افزار دسترسی داشته باشید.

یک صفحه اصلی جامع در نرم‌افزار حسابداری خوب باید ویژگی‌های مختلفی داشته باشد که به طور کلی عبارتند از:

·       نمایش شاخص‌های کلیدی عملکرد

·       نمودار‌ها و گزارش‌های بصری

·       دسترسی سریع به عملکرد‌های پر‌کاربرد

·       نمایش اعلان‌ها و هشدار‌های مختلف نظیر سر‌رسید پرداخت فاکتور‌های خرید یا فروش

·       خلاصه وضعیت حساب‌ها

تعریف راحت کدینگ حساب ها

منظور از تعریف راحت کدینگ حساب‌ها در یک نرم‌افزار حسابداری خوب، ساده و قابل فهم بودن فرآیند ایجاد، ویرایش و مدیریت ساختار کدینگ حساب‌ها است. در نظر داشته باشید که این ویژگی برای کاربران بستری فرآهم می‌آورد که بتوانند حساب‌های مالی خود را به شکل منطقی و متناسب با نیاز‌های کسب‌و‌کار خود سازماندهی کنند.

تعریف راحت کدینگ حساب‌ها ویژگی‌های مختلفی دارد که برخی از مهم‌ترین و آشنا‌ترین این ویژگی‌ها عبارتند از:

·       ساختار کدینگ قابل تنظیم: نرم‌افزار باید به کاربران اجازه دهد تا ساختار کدینگ حساب‌ها را بر اساس نیاز خود تعریف کنند.

·       تعریف سطوح مختلف حساب‌ها: امکان تعریف سطوح مختلف حساب‌ها به صورت سلسله مراتبی و مرتبط با یکدیگر، از مهم‌ترین ویژگی‌های تعریف راحت کدینگ حساب‌ها به شمار می‌آیند.

·       ایجاد آسان حساب‌های جدید: فرآیند ایجاد حساب‌های جدید باید ساده و سریع باشد و کاربر باید بتواند به سادگی کد، نام و ماهیت حساب را تعریف کند.

·       جستجو و فیلتر آسان حساب‌ها: قابلیت جستجو بر اساس کد، نام یا دیگر مشخصات حساب‌ها و همچنین امکان فیلتر کردن حساب‌ها بر اساس سطوح یا ماهیت آن‌ها از دیگر ویژگی‌های تعریف راحت کدینگ حساب‌ها است.

·       امکان کپی کردن ساختار کدینگ: در صورت داشتن چندین واحد تجاری یا نیاز به ایجاد ساختار‌های مشابه، امکان کپی کردن ساختار کدینگ از یک به مجموعه دیگر می‌تواند بسیار کارآمد باشد.

صدور انواع اسناد حسابداری

صدور انواع اسناد حسابداری یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری خوب است. به طور کلی این نرم‌افزار باید امکان صدور انواع مختلف اسناد حسابداری نظیر فاکتور‌های فروش، فاکتور‌های خرید، رسید‌های دریافت، رسید‌های پرداخت، اسناد هزینه، اسناد افتتاحیه، اسناد بستن حساب‌ها، اسناد اصلاحی و... را فراهم آورد.

دریافت انواع گزارش ها

یک نرم‌افزار حسابداری کارآمد باید طیف گسترده‌ای از گزارش‌های استاندارد و همچنین امکان تهیه گزارش‌های سفارشی را فرآهم آورد تا نیاز‌های اطلاعاتی کسب‌و‌کار‌های مختلف پوشش داده شود.

دسته بندی انواع تفصیلی‌ها

امکان تعریف و دسته‌بندی انواع مختلف تفصیلی‌‌ها یکی دیگر از ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری خوب است که موجب می‌شود کاربران بتوانند اطلاعات مالی خود را بر اساس معیار‌های مختلف و به صورت جزئی‌تر و دقیق‌تر سازماندهی کنند. برخی از مهم‌ترین دلایل اهمیت دسته‌بندی انواع تفصیلی‌ها عبارتند از:

·       تحلیل دقیق‌تر اطلاعات مالی

·       گزارش‌گیری هدفمند

·       کنترل بهتر

·       تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر

·       بهبود سازماندهی اطلاعات

·       ردیابی دقیق‌تر

امکان ثبت موقت اسناد

از دیگر ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری خوب، امکان ثبت موقت اسناد است که به کاربران اجازه می‌دهد اسناد حسابداری را قبل از ثبت نهایی و قطعی در سیستم، به صورت پیش‌نویس یا موقت ذخیره کنند. همچنین این اطلاعات قابلیت ویرایش و اصلاح دارند و شما می‌توانید پیش از ثبت نهایی اصلاحات مورد‌نظر را انجام دهید.

رعایت قوانین مالیاتی

به طور کلی عدم تطابق با قوانین مالیاتی می‌تواند مشکلات جدی برای کسب‌و‌کار‌های مختلف به همراه داشته باشد. به همین جهت یک نرم‌افزار حسابداری خوب باید به گونه‌ای طراحی و بروزرسانی شود که با آخرین قوانین و مقررات مالیاتی کشور سازگاری داشته باشد و شما بتوانید در بستر آن تکالیف مالیاتی را به درستی انجام دهید.

امنیت بالا

امنیت بالا یکی از حیاتی‌ترین و مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری خوب است. چرا‌که اطلاعات مالی یک کسب‌و‌کار بسیار حساس و ارزشمند است و هر‌گونه دسترسی غیر‌مجاز به آن می‌تواند عواقب جبران‌ناپذیری به همراه داشته باشد.

پشتیبانی قوی

لیست ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری خوب را با پشتیبانی قوی به پایان می‌رسانیم. بهترین و کاربر‌پسند‌ترین نرم‌افزار‌های حسابداری در برخی مواقع با مشکل مواجه می‌شوند. در این شرایط یک تیم پشتیبانی قوی و پاسخگو می‌تواند در کوتاه‌ترین و سریع‌ترین زمان ممکن نیاز‌های شما را رفع کند.

انتخاب بدون اشتباه نرم‌افزار حسابداری

اگر هنگام انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری در جست‌و‌جوی انتخاب بدون اشتباه هستید، نکات زیر را حتما در نظر داشته باشید:

·       تعیین نیازها و الزامات کسب‌و‌کار: پیش از هر چیزی شما باید نیاز‌های دقیق کسب‌و‌کار خود را شناسایی کنید. چه نوع گزارش‌هایی نیاز درید؟ چه تعداد کاربران از نرم‌افزار استفاده می‌کنند؟ آیا به امکانات خاصی نظیر مدیریت انبار یا حقوق و دستمزد نیاز دارید؟

·       بررسی ویژگی‌ها و قابلیت نرم‌افزار‌های مختلف: نرم‌افزار‌های مختلف را بررسی کنید و ویژگی‌ها و قابلیت‌های آن‌ها را با نیاز‌های خود مقایسه نمایید.

·       توجه به سهولت استفاده: فراموش نکنید که کاربری آسان نرم‌افزار اهمیت بسیاری دارد. در‌نتیجه پیشنهاد ما به شما این است که حتما نسخه نمایشی نرم‌افزار را امتحان کنید تا از رابط کاربری آن مطمئن شوید.

·       بررسی امنیت نرم‌افزار: یکی دیگر از نکات انتخاب بدون اشتباه نرم‌افزار حسابداری، تدابیر امنیتی بسیار قوی نرم‌افزار انتخابی است.

·       اطمینان از پشتیبانی مناسب: پیش از انتخاب از کیفیت و دسترس‌پذیری خدمات پشتیبانی شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار مطمئن شوید.

·       در نظر گرفتن قابلیت‌های سفارشی‌سازی: اگر کسب‌و‌کار شما نیاز خاصی دارد، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که قابلیت سفارشی‌سازی داشته باشد.

·       بررسی هزینه: هزینه نرم‌افزار و هزینه‌های جانبی نظیر آموزش و پشتیبانی را در نظر بگیرید.

·       تحقیق در مورد سابقه شرکت ارائه‌دهنده: اعتبار و سابقه شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار مورد‌نظر خود را بررسی کنید.

جمع‌بندی

در مطالب فوق به ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری خوب پرداختیم و چگونگی انتخاب بدون اشتباه این نرم‌افزار‌ها را بیان کردیم. با انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری خوب شما می‌توانید تمام جنبه‌های مالی خود را به صورت کارآمد، دقیق و مطابق با قوانین و مقررات محلی مدیریت کنید. پس فرصت را از دست ندهید و همین حالا نسبت به راه‌اندازی این نرم‌افزار و مدیریت امور مالی خود اقدام کنید.