آینده آموزش مجازی و جلسات آنلاین در سازمانها با کلاس آنلاین و وب کنفرانس
رویداد۲۴| آموزش کارکنان و برگزاری جلسات داخلی، دیگر مثل قبل به زمان و مکان مشخص وابسته نیست. بسیاری از سازمانها در چند سال اخیر به این نتیجه رسیدهاند که برای حفظ سرعت، هماهنگی و بهرهوری، باید بخشی از فرایندهای آموزشی و ارتباطی خود را به فضای آنلاین منتقل کنند. این تغییر در کنار آن که واکنشی مقطعی به شرایط جدید بود، نشانهای از پدیدار شدن تحول جدی در مدل اداره سازمانها است.
جلسات آنلاین فقط برای تیمهای دورکار نیستند و کلاس آنلاین هم صرفاً به فضای آموزش رسمی محدود نمیشود. از جلسات هفتگی مدیران گرفته تا آموزش نیروهای تازه وارد، بازآموزی تیمها و برگزاری وبینارهای درونسازمانی، همهچیز در حال حرکت به سمتی است که ابزارهای آنلاین نقش پررنگتری در آن داشته باشند. در این میان، سازمانهایی موفقترند که بتوانند میان کیفیت ارتباط، سهولت اجرا و مدیریت منابع، تعادل ایجاد کنند.
تحلیل آینده آموزشها، جلسات و کلاسها در سازمانها
تا همین چند سال پیش، آموزش سازمانی معنای مشخصی داشت. آن هم اینکه حتماً بعد از گرفتن سالن و هزینه کردن برای مدرس و سپری شدن چند ساعت سخنرانی، جمعی از کارکنان بعد از اتمام دوره، هرکدام باید سر کار خودشان برمیگشتند. مشکل این مدل، بد بودنش نبود. مشکل این بود که سرعتش با سرعت تغییرات کسبوکار جور درنمیآمد.
وقتی کارشناس فروش، امروز با ابزار جدیدی مواجه میشود، نمیتواند سه ماه منتظر دوره آموزشی بعدی بماند. اینجا است که آموزش آنلاین از راهکار جانبی به راهکار ضروری و عملیاتی تبدیل میشود. اصلاً ما با قالب فرمالیته روبهرو نیستیم، بلکه با یادگیریهایی کوتاه، هدفمند و قابل اجرا مواجهایم که کارمندان بتوانند در جریان کار روزمره از این آموزشها استفاده کنند به طبع، این کار باعث کاهش هزینه جلسات برای آموزش و آگاهی سازمان میشود.
آموزش آنلاین تنها بخشی از ماجرا است و هماهنگی تیمها هم چالش جدی دیگری است که باید به آن بپردازیم. تیمی که اعضای آن در چند شهر مختلف پراکندهاند، یا بخشی از نیروها بهصورت دورکار فعالیت میکنند، بهسادگی نمیتوان آنها را برای هر تصمیم دور یک میز جمع کرد. در این شرایط، جلسات آنلاین به راحتی جای جلسات حضوری را میگیرند و حتی به ابزار اصلی هماهنگی سرعتی و موثر تبدیل میشود. سازمانهایی که این واقعیت را بپذیرند، مشکلشان فاصله جغرافیایی نخواهد بود؛ بلکه تنها سوال الان آنها انتخاب ابزار مناسب است.
نکتهای که کمتر به آن توجه میشود این است که کلاس آنلاین فقط مختص نیروهای دورکار نیست. برخی از شرکتها حتی با وجود تیم کاملاً حضوری، فرایندهایی مثل آموزش بدو ورود را به بستر آنلاین منتقل کردهاند. دلیلش ساده است؛ وقتی هر ماه چندین نفر جدید به مجموعه اضافه میشوند، تکرار آموزش از صفر هم وقت مدیران را میگیرد و هم کیفیت یکسانی ندارد. کافی است محتوا یک بار تولید و ساختاربندی شود تا هر نیروی جدید، مسیر آموزشی مشخصی پیش رو داشته باشد.
از نگاه آنها، پلتفرمی باید در اولویت انتخاب باشند که هم جلسه ساده را پوشش دهد، هم کلاس آموزشی را، هم پایدار باشد و هم نیازی به استفاده از چندین ابزار مجزا نداشته باشد. سازمانهایی که مسیر خود را پیدا کردهاند، بدون شک یک قدم از بقیه جلوترند.
ترندهای دورکاری و جلسات آنلاین
چند سال پیش در دوره کرونا، دورکاری برای بیشتر سازمانهای ایرانی، راهحلی موقت بود که قرار بود تمام شود. با گذشت زمان، این مدل کاری عمر پیدا کرد و تمام نشد. ساختار این نحوه همکاری به گونهای بود که آرامآرام جای خودش را در ساختار کاری بسیاری از کسبوکارها باز کرد. امروز کم نیستند سازمانهایی که بخشی از تیمشان در شهر دیگری فعالیت میکند، بعضی نیروها از خانه کار میکنند و جلسات مهمشان نه در اتاق کنفرانس، بلکه پشت مانیتور برگزار میشود.
در چنین فضایی، جلسات آنلاین ماهیت وجودی قابل توجهای پیدا کردهاند. سازمانها الان از همین بسترها برای هماهنگی پروژهها، تصمیمگیریهای مدیریتی، آموزش تیمها و حتی ارائههای رسمی به مشتریان استفاده میکنند.
یک اتفاق مهم دیگر هم در حال وقوع است. سازمانها دارند از ابزارهایی که فقط برای تماس تصویری طراحی شدهاند فاصله میگیرند و به سمت پلتفرمهایی حرکت میکنند که هم جلسه را پوشش بدهند، هم کلاس آموزشی را، هم رویدادهای بزرگتر را. عملاً مرز بین جلسه، کلاس و رویداد آنلاین هر روز کمرنگتر میشود و همین موضوع باعث شده توجه به ابزارهای برگزاری وبینار بیش از گذشته اهمیت پیدا کند.
اگر بخواهیم روندهای اصلی این حوزه را خلاصه کنیم:
· کار ترکیبی ماندنی شده است. سازمانها دیگر بین حضوری و دورکاری یکی را انتخاب نمیکنند؛ ترکیبی از هر دو را مدیریت میکنند.
· جلسات دارند کوتاهتر و متمرکزتر میشوند. نشستهای ۲۰ تا ۳۰ دقیقهای با هدف مشخص، جای جلسات یکساعته بینتیجه را گرفتهاند.
· آموزش، جلسه و رویداد دارند در یک بستر ادغام میشوند. سازمانها نمیخواهند برای هر کار ابزار جداگانهای بخرند و یاد بگیرند.
· دسترسی آسان برای تیمهای پراکنده حیاتی است. وقتی اعضای تیم در چند موقعیت جغرافیایی مختلف هستند، سادگی اتصال اهمیت بالایی دارد.
· پایداری و تجربه کاربری ساده دیگر مزیت نیست، انتظار حداقلی است. ابزاری که وسط جلسه قطع شود یا رابط کاربریاش گیجکننده باشد، از گردونه حذف میشود.
برگزاری کلاس آنلاین در سازمانها
این تجربهای که از آن در ادامه صحبت میکنیم، میتواند تجربه مشترک بسیاری از مدیران منابع انسانی باشد. فرض کنید قرار است آموزش مشترکی برای تیم فروش، پشتیبانی و چند دپارتمان دیگر برگزار شود. هنوز به اصل آموزش نرسیده، درگیر هماهنگی ساعت، رزرو سالن، جابهجایی افراد و بعد هم تکرار همان دوره برای کسانی که نتوانستند شرکت کنند میشوید. با این فرایند، تمام زحمت و انرژی صرف امور هماهنگی و لجستیکی میشود و دیگر بودجهای برای آموزش و یادگیری باقی نمیماند.
کلاس آنلاین دقیقاً همین گره را باز میکند. نکته مهمتر این است که کاربردش به دورههای رسمی آموزشی محدود نمیشود. شرکتهایی که از این مدل بهره میبرند، از آن برای آموزش نیروهای تازهوارد، معرفی محصول جدید به تیم فروش، کارگاههای مهارتی و حتی جلسات هفتگی و ماهانه استفاده میکنند.
البته هر ابزاری این نتیجه را نمیدهد. تجربه نشان داده کلاس آنلاین وقتی واقعاً جواب میدهد که ورود به آن ساده باشد و کارمند مجبور نباشد ۱۰ دقیقه با نصب و تنظیمات کلنجار برود. مدرس هم باید بتواند بدون دردسر اسلاید یا صفحهنمایش خود را به اشتراک بگذارد، وگرنه نیمی از وقت کلاس صرف مسائل فنی میشود. از همه مهمتر، تعامل دوطرفه لازم است. کنار همه اینها، پایداری صدا و تصویر در طول جلسه و امکان ضبط کلاس برای استفاده بعدی، دو شرطی هستند که بدون آنها حتی بهترین محتوای آموزشی هم تأثیرش را از دست میدهد.
با این معیارها، انتخاب بستر مناسب اهمیت زیادی پیدا میکند. سازمانهایی که هنوز در ابتدای مسیرند، میتوانند با بررسی سایت برگزاری کلاس آنلاین رایگان امکانات موردنیاز خود را بشناسند و بدون صرف هزینه اولیه، تجربه واقعی برگزاری کلاس مجازی را ارزیابی کنند.
سخن آخر
سازمانهایی که آموزش آنلاین را بخشی از جریان کار روزمره میدانند، نه برای بازه زمانی خاص، بلکه همیشه یک قدم از بقیه جلوترند. هر چه برای آن زودتر تصمیم بگیرید، فاصله بین «آموزش دادن» و «یاد گرفتن واقعی» کوتاهتر خواهد شد. لازم نیست همهچیز از روز اول کامل باشد؛ کافی است با یک کلاس آنلاین ساده شروع کنید و ببینید چقدر سریعتر از آنچه فکر میکنید، آموزش سازمانیتان شکل تازهای به خود میگیرد.
